The story of... my work

Ga comfortabel zitten, neem een glas wijn (of een tas koffie voor de ochtendlezers) bij de hand, en lees het verhaal van... mijn werk! :)

Misschien eerst even uitleggen waartoe de Unit juist dient. Ik had al eens gezegd dat ik bij de High and Complex Needs Unit werk. Deze Unit subsidieert kinderen (tot 17 jaar) die zware moeilijkheden hebben. Vaak zijn het kinderen die verwaarloosd/mishandeld werden thuis (en meestal dan ook in een pleeggezin of een instelling leven), maar er zijn ook kinderen met een handicap bij. Rond ieder kind wordt een team gevormd, samengesteld uit personen die met het kind bezig zijn. Dit gaat van psychologen tot (pleeg)ouders tot leraren.
Iedere twee weken wordt een AP (Application Panel) vergadering gehouden, waarin de nieuwe aanvragen behandeld worden. In de andere weken wordt een PAP (Plan Approval Panel) vergadering met de Advisors gehouden, waarin over de effectieve voorstellen beslist wordt. De Advisors vormen de schakel tussen het team en onze Unit, zij lichten ons in over de situatie. Een aanvraag moet eerst goedgekeurd worden in de AP vergadering vooraleer het team een concreet 'Plan' (=voorstel) kan indienen voor de PAP vergadering. In de PAP vergadering worden naast nieuwe Plannen ook de evalutieformulieren en de nieuwe budgetaanvragen behandeld. Het Plan van ieder kind moet namelijk elke drie maanden geevalueerd worden, en bij de meeste kinderen worden in de loop van hun Plan ook budgetveranderingen ingediend.

Nu, dit alles om te kunnen zeggen wat ik doe. Wel, dagelijks is mijn eerste werk de post registreren. De meeste zaken zijn voor mij (fin, voor Admin Support, en op dit moment is dat in eerste instantie voor mij), de rest geef ik eventueel door aan de anderen. De twee zaken die ik het meest krijg zijn Panel-documenten en facturen. Panel-documenten gaan door een heel proces. Er moet oa een bevestigingsbrief verstuurd worden dat we het document ontvangen hebben en dat het naar de vergadering van dd/mm gaat, alles moet in de database ingevoegd worden, de evaluatieformulieren moeten eraan gehecht worden,... Dit is hetgeen wat voor de vergaderingen gebeurt. Tijdens de vergaderingen ben ik de 'database-persoon'. Toen de documenten binnen kwamen heb ik alle aanvragen en veranderingen in de database ingegeven, en tijdens de vergaderingen registreer ik de beslissingen daaromtrent. Dit is het moeilijkste, aangezien er vaak snel over allerlei bedragen gegaan wordt, en ik ook moet noteren waarom ze die bepaalde beslissingen nemen. Na de vergaderingen moet het volledige team dmv brieven van de beslissing ingelicht worden, controleer ik of alles correct ingegeven is en breng ik eigenlijk gewoon alles terug op orde.

Zoals ik zei krijgen we ook veel facturen, en die moeten ook in de database ingegeven worden. Soms is dit poepsimpel, en gaat het gewoon om bedragen in de juiste categorie plaatsen, soms is het totaal onduidelijk of de bedragen wel mochten gespendeerd worden, en zo ja, waarvoor dan wel. Gelukkig is er Emma (vaste Admin Support) waarnaar ik altijd kan gaan in het geval dat ik problemen heb. Daarna moeten van alle facturen 'journalen' opgemaakt worden.

Daarnaast zijn er natuurlijk ook veel kleine werkjes, zoals informatiepakketten versturen of de dagelijkse quiz helpen op te lossen :). Iedere dag doen we in de voormiddag de Five Minute Quiz uit The Dominion Post. Normaal is mijn bijdrage bijzonder klein, maar eergisteren kon ik toch wel deze vraag beantwoorden: "Sabena was the national airline of which country?" Eum... :)

Het is zeker een uitdaging voor mij om dit drie maanden te doen; ik wist niks van de manier hoe zo'n proces werkt, er komen nogal wat vaktermen aan te pas, ik heb in het begin geen deftige/overzichtelijke uitleg gekregen. Maar zoals wel duidelijk is zou dit geen job zijn om een lange tijd te doen, want eens je volledig doorhebt wat alles betekent en hoe alles werkt, kom je toch een beetje in een systeem van tweewekelijkse routine terecht.

Anyway, dit was het zowat denk ik... Mijn glas wijn is bijna leeg, hoe staat het met dat van jullie? :)

Volgende week is het trouwens het kerstfeestje van het werk, wat misschien eens een gelegenheid is om wat foto's te nemen, zodat jullie een idee hebben met wie ik werk. En voor de nonkels: het zijn allemaal vrouwen! :p.

Groetjes